CASOS DE ÉXITO

Dos empresas coordinadas con Softland Logic

logo-bahia-manzanoBahía Manzano y Bahía Montaña integran un complejo turístico situado en Villa La Angostura, provincia de Neuquén. Es un complejo turístico dedicado a la venta de Tiempo Compartido y Hotelería, que en conjunto ofrecen servicios de hotelería de primer nivel con vista al lago Nahuel Huapi.

Se trata de dos empresas gestionadas por el mismo equipo administrativo y cuyos ejecutivos consolidan la información de los resultados de ambos emprendimientos.

Bahía Manzano y Bahia Montaña realizan su actividad de reservas, facturación y cobranzas a través de un sistema especializado en operaciones turísticas. La mayor dificultad con la que se encontraban es que la información de compras, contabilidad, impuestos, tesorería y proveedores la llevaban en Excel, además de integrar el sistema de facturación y cobranzas con un ERP.

El crecimiento de las empresas y la continua incorporación de nuevos emprendimientos llevan a la dirección a decidir la incorporación de un nuevo sistema para integrar la información de ambas compañías y tomar decisiones en tiempo real sobre la marcha de las operaciones.

Elección directa y veloz

La selección y decisión de incorporar un sistema integrado fue rápida, en 4 meses la empresa se decidió por Softland Logic y por recomendación eligieron a Penta Consulting S.A como la firma implementadora de la solución.

El proyecto inició con la conformación del equipo de trabajo y el relevamiento para la comprensión de la problemática tecnológica y de gestión.

El desafío consistió en integrar el sistema de reservas con Softland Logic de manera que el usuario pudiera continuar con las operaciones sin mayores cambios, pero que el resultado contable, legal e impositivo de la gestión pudiera verse reflejado en Sofland en tiempo real.

Para ello, se diseñaron interfaces entre la facturación, y la cobranza de expensas a la contabilidad de Softland. Desde el ERP se adecuaron los módulos de Compras, Tesorería, Proveedores, Sub-diarios, Soportes, Libros de IVA, Stock, Punto de venta del drugstore, Control presupuestario y Conciliación bancaria para que funcionaran a la medida del cliente.

La implementación se realizó en un entorno de multi-sociedad con una sola base de datos que permite administrar varias empresas al mismo tiempo, logrando compartir la base maestra y consolidando la información de ambas.

El proyecto se desarrolló en etapas, primero los módulos de contabilidad, proveedores, tesorería y compras y luego la integración de cobranzas y facturación, siendo el tiempo total de implementación unos 7 meses.

El equipo estuvo liderado por la Gerente Financiero como directora del proyecto, y los asesores externos de gestión y del lado de Penta Consulting se integró un grupo conformado por un Gerente de Proyecto, un Líder, un Consultor técnico para desarrollo de interfaces y uno funcional.

Dentro del proceso se dividieron las tareas en 3 puntos: Relevamiento del Sistema, Documento de definiciones y Adaptaciones sobre Softland Logic.

Según Martín Colobraro “El profesionalismo de la empresa, la dedicación y el compromiso del equipo y la dirección, fueron herramientas fundamentales para que el proyecto tuviera resultados exitosos”.

La solución y los resultados

La solución elegida requería de un sistema que tuviera control de gastos de proyectos, además de módulos para Compras, Tesorería (salida caja), Proveedores, Sub-diarios, Soportes, Libros de IVA, Stock, Punto de venta, Control presupuestario y Conciliación bancaria.

Con la implementación de Softland Logic, Bahía Manzano y Bahía Montaña lograron unificar y concentrar toda la información en un solo sistema.

Según Silvia Giménez, gerente financiera y administrativa de la compañía “El tiempo compartido fue el proyecto que dio mayor complejidad a los sistemas existentes por eso preferimos Softland. La mayor ventaja que nos dio Softland fue el modo de importación de la facturación del sistema de reservas existente, al sistema contable del nuevo ERP”.

Además, hoy pueden realizar un control presupuestario de los gastos de cada proyecto de inversión que realizan en la construcción de las nuevas etapas del complejo.

Martín Colobraro comenta “…aunque se presentaron desafíos tales como: la complejidad de las interfases, el servidor remoto y las conexiones de Internet que no eran muy buenas y que estaban terminando el complejo, logramos cumplir con los objetivos propuestos.”

La inversión realizada en la implementación de Softland ERP de la mano de Penta Consulting le ha dado a los directivos de ambas compañías una mejor visualización general del negocio, las inversiones, la rentabilidad y la operación por sociedad y consolidado por grupo económico.